2.4. Proceso de Direccion

2.4. PROCESO DE DIRECCIÓN

2.4.1. Toma de decisiones

La esencia de la dirección está en la Toma de Decisiones. Las decisiones son resoluciones y definiciones sobre lo que se debe hacer ante situaciones ambivalentes, también se ha dicho que la elección oportuna entre dos o más alternativas. Aparentemente, cuando una organización está bien diseñada, las decisiones están “tomadas previamente señalado los cursos de acción de procedimientos, programas, o en la norma de la organización, sin embargo, hay muchas circunstancias no previstas que requieren la atención y decisión de los mandos directivos.

Los directivos de equipos deben integrar varios puntos de vista para integrar la información y la calidad de la decisión, porque a mayor información, mejor decisión. Recordemos que, la información es un poder. Si el problema está mal definido o conceptualizado por la dirección, todas las alternativas de solución serán malas. Se ha dicho, que una vez definida el problema, está resuelto en 90%.

La oportunidad de la toma de decisiones y comunicación de la decisión

El nivel ejecutivo está obligado a ser oportuno en la definición de las decisiones y en su comunicación e implementación; por ello, se le llama a directivos ejecutivos. Una decisión fuera de tiempo pierde valor; tanto si se toma anticipadamente, como si se toma tardíamente. En ingles, se denomina timing, a la habilidad directiva para comunicar la decisión en el momento exacto. El directivo puede tomar la decisión con anticipación, pero debe ser sensible del movimiento es que esta debe sr comunicada.

Alternativas de decisión y creatividad directiva

Los problemas administrativos pueden tener diversas formas de solución. A cada forma de solución se le denomina alternativa, la que debe ser ponderada con sus pros  y sus contras. La alta  dirección debe ser imaginativa, no claudicar ante los problemas, de ahí que Walt Disney decía; “Si lo puedes soñar, lo puedes hacer”.

Seguimiento de las decisiones

Las decisiones requieren de supresión

 y, por ello, es conveniente que se responsabilice a un miembro del equipo, por principio al de la fusión, determinando la fecha en que debe ser ejecutada, o bien, establecer las fechas de actividades y su grado de avance que implica la decisión.

Etapas de la Toma de decisiones

Primera etapa: necesidad de tomar una decisión.

La toma de decisiones comienza cuando una persona se enfrenta a una nueva situación que implica amenazas (por ejemplo, someterse a una cirugía o dejar de  tomar, por razones de salud) u oportunidades (tal como radicarse en otra ciudad, elegir una carrera o contraer matrimonio).  Para que sea una situación de decisión debe presentarse la posibilidad de escoger -por lo menos- dos alternativas.

Una actitud deseable en esta fase consiste en examinar si la probable amenaza u oportunidad es lo suficientemente importante como para justificar el esfuerzo de tomar una decisión al respecto.  Si la respuesta es negativa, la persona continuará con su línea de conducta habitual, pero si es afirmativa aceptará el reto y optará por otra línea de acción, continuándose así el progreso a lo largo de las posteriores etapas.

Segunda etapa: enumeración de  las alternativas, opciones o cursos de acción disponibles.

Una vez que se acepta que es necesario adoptar una decisión, se analizan los objetivos relacionados con ella y se buscan las alternativas, opciones o cursos de acción disponibles para lograr los objetivos relacionados con la decisión.

2.4.2. Motivación

La motivación es otro factor que contribuye al reconocimiento de una persona como líder en la empresa. Motivar es estimular a otro para que actué en la dirección deseada por el líder.

El conocimiento de las motivaciones de los seres humanos es de suma importancia para el directivo de un equipo, ya que debe crear las condiciones propias para la autorrealización en el trabajo.

La etimología de motivación y de emoción es la misma, motore, motor, movimiento. Aunque, “Las emociones, según Daniel Goleman, son literalmente lo que nos mueve, porque ellas impulsan nuestras motivaciones, y a su vez, dirigen las percepciones, dando forma a nuestros actos”.

La motivación es fuente interna de la energía que mueve y entusiasma a las personas, dirigiendo su conducta hacia determinados objetivos y matas.

La motivación es interior y voluntaria. Peter Senge dice: “Nadie puede aumentar el dominio personal (motivación) de otra persona” “Solo se puede crear condiciones que favorezcan y respalden a las personas que comprometen con su auto mejoramiento”.

Viktor Frankl se pregunta ¿Qué es en realidad el ser humano? Es el ser que siempre decide lo que es. Por lo que ningún hombre, ningún destino, puede comparase a otro hombre o a otro destino.

Motivación o estimulación

Son muchos los elementos que interviene en la motivación de una persona. Primeramente, es necesario comprender la diferencia entre motivación y estimulación de una conducta. Las motivaciones son internas o intrínsecas, mientras que las estimulaciones son extremas o extrínsecas.

La motivación es intrínseca porque obedece a las razones personales de cada individuo; por lo tanto, los directores de la empresa no pueden hacer que por sus razones  o valores personales los colaboradores actúen.

De lo dicho por Viktor Frankl desprendemos que, la fuente de motivación efectiva organizacional que tiene un directivo deriva de la razón de la organización, en términos de servicio a la comunicación. De ahí  la importancia de tener un código de valores morales relacionadas con lo que hace la empresa o institución. Es importante señalar que la motivación, a pesar de su poder en el interior de cada ser, no sustituye las habilidades y competencias laborales que requiere cada puesto, lo cual corresponde a aprendizaje previos y a la capacidad mental individual.

Lo trascendente de la motivación es que cambia actitudes, y estas son fundamentales para el éxito en el trabajo directivo.

Por ejemplo, muchas empresas estimulan de manera efectiva los comportamientos mecánicos del personal otorgado premios por puntualidad, productividad, o bien sancionando las faltas con descuentos o rescisiones; por lo tanto, los estímulos “programas” la conducta, no la modifican profundamente. Digamos que a través de estímulos, nos robotizamos, actuando sin conciencia (sin pensar).

Elementos de la motivación efectiva

La motivación para actuar, requiere de ciertos elementos como son:

ü  Emoción.

ü  Entusiasmo.

ü  Motivación directa y sus factores:

§  Disyuntivos.

§  Conjuntivos.

Emoción en la función directiva

La emoción es el impulso del ánimo de una persona y de un equipo de trabajo. Se define como:

El estado de ánimo que afecta los sentidos, ideas o recuerdos que se reflejan en los gestos, actitudes y otras formas de expresión que contagia la animosidad a otros.

Las emociones, al igual que las motivaciones juegan un papel crucial cualquiera que sea el asunto que involucre a dos o más personas. Son características de emociones las siguientes:

v  Son mensajes potentes.

v  Transmiten rápidamente sus sentimientos.

v  Son contagiosos.

v  Elevan los sentimientos.

v  Son transferibles aunque no sean visibles.

2.4.3. Comunicación

La dirección, mejor dicho, quien hace la función directiva requiere manejar hábilmente la comunicación organizacional. Muchas órdenes y decisiones correctamente fundamentadas fracasan por la forma que fueron comunicadas más que por su esencia.

La forma en la comunicación es esencial en cualquier relación humana, pero en organizaciones empresariales impacta tremendamente, ya que una “comunicación amenazante, mal conformada, informada fuera de tiempo, e incluso, fría, pude traer reacciones aparentemente inexplicables, porque los involucrados se comunican entre ellos, exagerando y/o distorsionando, a través del chisme y rumores; afectando directamente a la correcta comunicación.

Información y comunicación

La información es el contenido del mensaje y la comunicación es el proceso mediante el cual se comprende tanto al mensaje como el mensajero. La dirección requiere por un lado informar y por otro comunicar. Ello lo hace, no solo con los datos, palabras o símbolos incluidos en el ámbito de la información, sino también por medio de actitudes.

Dentro del contexto de la dirección empresarial, la comunicación se refiere tanto al contenido del mensaje como a la forma, con el fin de lograr que la información sea efectiva, para tal caso se requiere que la información alcance el nivel de la comunicación.

La comunicación se define como proceso por los cuales se transmiten y se recibe información; palabras, datos, hechos, ideas, conocimientos o pensamientos, así como, actitudes y sentimientos, que constituye la base del entendimiento, compresión y acuerdo común.

Propósitos de la comunicación

La comunicación tiene los siguientes propósitos:

1.    Cohesionar y general el espíritu de equipo.

2.    Enriquecer la información para la solución de problemas y la TD.

3.    Coordinar la ejecución y seguimientos de las decisiones,

4.    Consolidar la misión, la visión y los valores como una cultura laboral.

Principios de la comunicación

ü  Oportunidad y veracidad

Entre más oportuna y veraz sea una información, mayor comunicación organizacional.

ü  Bilateralidad de la comunicación

A mayor realimentación del mensaje entre emisor y receptor, más efectiva será la comunicación a través de la información. En algunas empresas se exige que cierta información deba verificar por el receptor, repitiendo el mensaje para evitar errores y utilizar listas de verificación (check-list).

ü  Rastreabilidad de la información

Entre más rastreabilidad permita el proceso de información, más útil es administrativamente.

En la medida en que cada comunicado deja un rastro, es mucho más fácil corregir un proceso productivo y administrativo. El código de barras permite rastrear la información de la ventana del producto, de la compra y de todos los puntos calve.

Metáfora alusiva. Un cuento muy antiguo que ilustra las diferentes percepciones de un grupo de personas que buscaban un objetivo.

A cierto nivel organizacional el equipo de trabajo de la alta dirección puede estar conformado por contadores, administradores, ingenieros, abogados, psicólogos, entre otros.

Axiomas de la comunicación

Los siguientes axiomas son sirven para entender la comunicación:

·         Se confunde continuamente el mensaje con el mensajero.

·         Nos informamos por palabras pero nos comunicamos a través de actitudes.

·         Nos comunicamos con una persona, no a una persona.

·         Se puede decir más con el silencio que con palabras.

Proceso de la comunicación

El proceso de la comunicación incluye un mensaje que parte de un emisor, a un receptor, mediante un medio, que lleva la información y que al ser recibido por el receptor, emite una realimentación hacia el emisor para determinar que le mensaje fue captado.

Componentes esenciales de la comunicación

1.    El emisor: Persona que emite el mensaje.

2.    El receptor: Persona que recibe el mensaje.

3.    El medio o canal: Instrumento por el cual se transmite la información.

4.    El mensaje: Objetivo o finalidad de la información.

5.    Retroalimentación: Respuesta del receptor al emisor sobre la comprensión y el entendimiento del mensaje.

Barreras de la comunicación

Muchos conflictos en la dinámica de un grupo de trabajo surgen por esquemas inadecuados de comunicación: se desea una cosa y se dice otra, no todos los elementos humanos de la empresa tiene acceso a toda la información, se presentan o se propician barreras, se mantiene una comunicación unilateral, se provocan interpretaciones erróneas, se distorsionan los mensajes a lo largo de su transmisión.

Estas barreras se pueden dividir en:

·         Paradigmáticas: Cuando la actitud de ciertos colaboradores o jefe se restringe a un modelo tradicional y rechazan cualquier sugerencia.

·         Semántica: Se dan por causas del lenguaje.

·         Físicas: Cuando el ambiente físico impide la comunicación, ya sea por la distancia, el ruido, etcétera.

·         Fisiológicas: Cuando algunas de las partes están impedidas físicamente.

·         Psicológicas: Cuando una persona no desea “oír” a otra.

·         Administrativa-burocrática: La comunicación es lenta y está fuera de tiempo.

Barreras éticas (valores) en la comunicación

^{2.4.4. Liderazgo}

Ya hemos analizado otros medios y técnicas de la dirección como: el uso efectivo de la autoridad, la toma de decisiones y la comunicación. Si estos tres elementos están correctamente utilizados por los directivos, será más fácil ejercer su influencia en los colaboradores utilizados por los directivos, será más fácil ejercer su información en los colaboradores directos, generando el elemento fundamental del liderazgo que es influir para que voluntariamente los colaboradores se conviertan en seguimiento convencidos.

No hay lideres iguales, por lo que, no hay modelos técnicas de liderazgo aplicable a todas las personas y situaciones; lo que sí se puede hacer es conocer los elementos generados del liderazgo, analizarlos para comprender y aplicarlos de manera personal.

Podemos definir el liderazgo directivo en la empresa como: Capacidad directiva que permite influir, motivar y comprometer a los colaboradores hacia el logro de los grandes retos de la organización, a partir de alimentar la visión hacia los puntos finos generados de los resultados.

Principios de liderazgo

Los individuos tienden a seguir a quienes, en su opinión, les ofrecen los medios para satisfacer sus metas institucionales e individuales.

¿El líder nace o se hace?

La naturaleza y la sociedad son generadoras de líderes. Hay individuos que nacen con ciertas atribuciones que favorecen su capacidad para influir en otros, dichos atributos son: facilidad para comunicarse, naturaleza “directiva” para indicar otros que deben hacer, etc.

No es igual la necesidad directiva-liderazgo de un puesto de mando de línea que el de la alta gerencia.

Principios de liderazgo de estilos y nivel: “En la medida que el estilo coincide con el requisito del puesto, se generan las condiciones para que haya resultados satisfactorios”.

Elementos del liderazgo directivo

El liderazgo directivo está integrado por los elementos que interactúan durante su ejercicio, y es necesario comprenderlos.

§  La autoridad delegada y su manejo.

§  El poder del puesto y el acuerdo por el individuo.

§  Ética y congruencia de su comportamiento y de las directrices que establecen.

§  Estilo o forma de como dirige al grupo.

La autoridad delegada o establecida en el puesto le permite a un individuo, por sus responsabilidades, tomar decisiones y comunicarlas, sin embargo, la autoridad y el modo de ejercerse, se basa en las relaciones humanas con sus colaboradores y su espíritu de servicios.

El poder es la capacidad o fuerza que da la posición para determinar y obligar a los colaboradores a actuar en determinada forma. Se basa en elementos político-administrativos y no es valores humanos.

La ética de liderazgo se relaciona con la moralidad, sobre los fines y medios que se utilizan para influir y dar las directrices a los colaboradores

El estilo de liderazgo directivo, es la forma en que se conduce o comunica una directriz y determina su éxito, sin embargo, cada individuo como directivo es diferente, asimismo, los colaboradores, su formación, valores, entre otras cosas, determinan la situación en que actuara el líder.

Clasificación de estilos de liderazgo

Los estilos de dirección o forma en que continuamos se conducen a un grupo, determinan el tipo de estilos de liderazgo. Según la teoría la teoría tradicional, son tres los tres estilos autocrático, democrático y liberal también conocido como laissez faire.

§  Estilo autocrático. Cuando un directivo utiliza el poder, autoridad, jerarquía y centraliza las decisiones de sus colaboradores, se considera que su estilo es autocrático.

§  Estilo democrático. Cuando un directivo involucra a sus colaboradores en las decisiones y escucha diversos puntos de vista para enriquecer el suyo, se considera que su estilo es democrático.

§  Estilo liberal. El líder liberal puede ser permisivo o tolerante, no porque abandona el poder en manos del grupo, sino porque por el alto nivel de sus colaboradores, delega altas responsabilidades. Obviamente, este estilo es fundamental de la alta dirección y mide a sus colaboradores en razón de responsabilidad.

Axiomas de liderazgo

§  El directivo cuando satisface necesidades de la organización a través de la autorrealización de los colaboradores, incrementa su liderazgo y resultado.

§  La mejor autoridad directiva es aquella que no se siente, pero que se sigue.

§  El líder inspira confianza, no impone decisiones a través del uso de su autoridad formal.

§  El líder “jala” y la autoridad empuja.

§  El liderazgo es una floración de la maduración de un individuo al utilizar y cultivar los elementos que lo conforman.

Negociación y liderazgo

La negociación es la habilidad para convenir, entre partes que tiene puntos o interese diferentes, acuerdos de beneficio mutuo. No todas las circunstancias que se le presentan a la alta dirección son facturables a la empresa y a sus intereses; sin embargo un líder directivo, por medio de la negociación, puede convertir un problema en oportunidad.

Liderazgo directivo y ambiental

El liderazgo directivo-gerencial es un creador de ambientes laborales favorables para que los miembros de su equipo de trabajo cooperen entre sí, dando solo las directrices gerenciales, permitiendo que entre los miembros se comuniquen, dialoguen y discutan los problemas trascendentales para que presenten, junto con los problemas, soluciones o alternativas pertinentes. El líder no puede “pitchar, batera y cachar”.